ลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามา ฝ่ายขายเปิดใบสั่งขายแล้ว แต่คลังยังไม่ส่งของ บัญชีถามว่าต้องออกใบกำกับเมื่อไร ส่วนลูกค้าแจ้งว่าโอนเงินมาแล้ว ทั้งหมดนี้เป็นคำสั่งซื้อเดียวกัน แต่เป็นคนละเหตุการณ์ทางธุรกิจ หากใช้เอกสารใบเดียวแทนทุกขั้นตอน ภายหลังจะตอบยากมากว่าส่งของครบหรือยัง ลูกหนี้คงเหลือเท่าไร และสินค้าออกจากคลังจริงเมื่อใด
บทความนี้อธิบายการใช้ ERPNext งานขาย แบบแยกหน้าที่เอกสารให้ชัด ไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับเดียวกันทุกธุรกิจ แต่ควรรู้ว่าการเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อ การเคลื่อนสต็อก และการลงบัญชีเกิดขึ้นในจังหวะใด ก่อนออกแบบ Workflow หรือระบบอัตโนมัติ
เอกสาร 5 ใบที่คนทำงานขายควรรู้จัก
- Quotation (ใบเสนอราคา) ใช้ยืนยันราคา รายการสินค้า เงื่อนไข และระยะเวลาที่เสนอ ยังไม่ใช่การขายที่ต้องส่งของทันที
- Sales Order (ใบสั่งขาย) บันทึกยอดที่ลูกค้ายืนยันสั่ง เพื่อให้ฝ่ายขาย คลัง และจัดซื้ออ้างอิงรายการเดียวกัน ตัวเอกสารนี้โดยทั่วไปยังไม่ใช่การรับรู้รายได้
- Delivery Note (ใบส่งสินค้า) ใช้บันทึกการส่งสินค้าจริงจากคลัง เมื่อ Submit แล้วจะมีผลต่อสต็อกตามประเภทสินค้าและการตั้งค่าระบบ
- Sales Invoice (ใบแจ้งหนี้/ใบขาย) บันทึกยอดเรียกเก็บ รายได้ ภาษี และลูกหนี้ตามการกำหนดบัญชีของกิจการ
- Payment Entry (รายการรับเงิน) บันทึกยอดเงินที่ได้รับและนำไปจัดสรรกับเอกสารอ้างอิง เพื่อให้เห็นยอดค้างชำระที่ถูกต้อง
ในงานมาตรฐานมักพบลำดับ Quotation, Sales Order, Delivery Note, Sales Invoice และ Payment Entry แต่ระบบไม่ได้บังคับว่าทุกกิจการต้องใช้ครบทุกใบเสมอ เช่น การขายหน้าร้านอาจออก Sales Invoice พร้อมตัดสต็อก ขณะที่การขายโครงการอาจรับเงินมัดจำก่อนส่งมอบ ทั้งสองแบบต้องกำหนดการควบคุมเอกสารให้สอดคล้องกับธุรกิจ
ลูกค้าสั่ง 10 ชิ้น แต่ส่งสินค้าได้ก่อนเพียง 4 ชิ้น จะบันทึกอย่างไร
สมมติลูกค้าเปิดคำสั่งซื้อ 10 ชิ้น ราคา 1,000 บาทต่อชิ้น คลังสินค้ามีพร้อมส่ง 4 ชิ้น ที่เหลือต้องรอรับเข้า หากบังคับให้คำสั่งซื้อเป็น Completed ทันทีหลังรับเงิน ฝ่ายขายอาจเข้าใจผิดว่างานจบแล้ว ทั้งที่ของยังไม่ได้ส่งอีก 6 ชิ้น
วิธีจัดการใน ERPNext คือให้ Sales Order คงจำนวนสั่งขาย 10 ชิ้นไว้ จากนั้นสร้าง Delivery Note สำหรับ 4 ชิ้นที่ส่งจริง และสร้าง Delivery Note อีกใบเมื่อส่งส่วนที่เหลือ สถานะและเปอร์เซ็นต์การส่งมอบจะสะท้อนรายการที่เชื่อมโยงกัน ส่วนการออก Sales Invoice อาจออกตามของที่ส่งจริงหรือเงื่อนไขเรียกเก็บที่ตกลงกัน
จุดสำคัญคือ ยอดส่งแล้ว ยอดออกบิล และยอดรับเงินต้องไม่ถูกนำมาแทนกัน หากองค์กรมีการขายแบบ Pre-order หรือจัดส่งหลายรอบ ควรทดสอบกรณีนี้ตั้งแต่ช่วง UAT ด้วย สำหรับแนวทางการตรวจยอดคลัง อ่านต่อได้ที่ สต็อก ERPNext ไม่ตรง ควรเริ่มตรวจตรงไหน
Sales Invoice กับ Delivery Note ตัดสต็อกซ้ำกันหรือไม่
ถ้ากิจการส่งสินค้าด้วย Delivery Note แล้ว การเคลื่อนไหวสต็อกเกิดจากเอกสารส่งของตามปกติ เมื่อออก Sales Invoice โดยอ้างอิง Delivery Note จึงไม่ควรตัดสต็อกซ้ำ ในทางกลับกัน กิจการที่ขายและส่งมอบทันทีโดยไม่ออก Delivery Note อาจใช้ Sales Invoice พร้อมตัวเลือก Update Stock หากเงื่อนไขในระบบอนุญาต
ก่อนเปิดใช้จริงให้กำหนดกติกาให้ชัดว่าเอกสารใดเป็นจุดตัดสต็อก จากนั้นทดสอบด้วยสินค้า 1 SKU แล้วเปิด Stock Ledger ตรวจย้อนหลัง อย่าปรับด้วย Journal Entry หรือ Stock Reconciliation เพื่อกลบผลผิดพลาดของ Workflow เพราะต้นเหตุอาจยังทำให้รายการถัดไปผิดซ้ำ
รับเงินก่อนออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
การรับเงินล่วงหน้าไม่ใช่เหตุผลให้ระบบสร้าง Sales Invoice แบบอัตโนมัติเสมอไป ธุรกิจบางแห่งรับมัดจำก่อนผลิต บางแห่งรับชำระเต็มจำนวนก่อนแพ็กสินค้า ใน ERPNext สามารถจัดการ Payment Entry ที่อ้างอิง Sales Order ในกรณีรับเงินล่วงหน้า และนำเงินนั้นไปจัดสรรกับ Sales Invoice ในขั้นตอนที่เหมาะสม โดยต้องตั้งค่าบัญชีเงินรับล่วงหน้าและทดสอบกระบวนการให้ถูกต้อง
หากคำสั่งซื้อเข้าจากเว็บไซต์หรือ Marketplace อย่าใช้ข้อความ “ชำระแล้ว” จากหน้าร้านมาแทนหลักฐานบัญชีโดยตรง ควรเก็บหมายเลขธุรกรรมจากผู้ให้บริการชำระเงิน เวลา ยอด และสถานะการคืนเงินไว้แยกกัน เพื่อป้องกัน Payment Entry ซ้ำเมื่อระบบส่งเหตุการณ์ซ้ำ
ทำไมยอด Sales Order, Sales Invoice และยอดลูกหนี้จึงไม่เท่ากัน
- Sales Order อาจยังมีรายการไม่ส่ง หรือรอออกใบแจ้งหนี้ จึงไม่เท่ากับยอดขายที่เกิดขึ้นแล้ว
- มีการออก Sales Invoice บางส่วน หรือหลายใบจากคำสั่งซื้อเดียวกัน
- มีเงินรับล่วงหน้า รับชำระบางส่วน ใบลดหนี้ หรือการจัดสรรเงินผิดเอกสาร
- มีส่วนลด ภาษี ค่าจัดส่ง หรืออัตราแลกเปลี่ยนที่ตั้งค่าแตกต่างกัน
- เอกสารหนึ่งถูกยกเลิกหรือแก้ไข แต่รายการปลายทางยังไม่ถูกตรวจสอบความสัมพันธ์
วิธีไล่ตรวจคือเริ่มที่เลข Sales Order แล้วเปิดเอกสารที่เชื่อมโยง ดูเปอร์เซ็นต์ Delivered และ Billed ต่อด้วย Sales Invoice และรายการ Payment Entry/Outstanding Amount หากต้องการเทียบกับบัญชี ให้ยืนยันช่วงเวลาลงรายการ บริษัท สกุลเงิน และบัญชีลูกหนี้ก่อนนำยอดมาเปรียบเทียบ
ก่อนตั้งค่า Workflow ฝ่ายขาย ควรตกลง 6 เรื่องนี้
- สถานะใดคือคำสั่งซื้อยืนยัน และใครมีสิทธิ์ Submit/Cancel
- สินค้าประเภทใดต้องมี Delivery Note ก่อนออก Sales Invoice
- กรณีส่งบางส่วนหรือขาดสต็อก จะเปิดรายการรอส่งไว้ที่จุดใด
- รับชำระก่อนส่งของได้หรือไม่ และใช้บัญชีรับล่วงหน้าอย่างไร
- ใครอนุมัติส่วนลด แก้ราคาย้อนหลัง และออก Credit Note
- รายงานรายวันต้องแยกยอดสั่งซื้อ ยอดส่ง ยอดเรียกเก็บ และยอดรับเงินหรือไม่
รายละเอียดการตั้งค่าขึ้นอยู่กับกระบวนการของแต่ละบริษัท หากกำลังเตรียมเปิดใช้งาน แนะนำให้ใช้รายการ ตรวจความพร้อมก่อน Go-Live ERPNext ประกอบกับการทดสอบเอกสารจริงทั้งวงจร และดูแนวทาง วางระบบ ERPNext สำหรับธุรกิจ เพื่อกำหนดขอบเขตให้เหมาะกับทีม
คำถามที่พบบ่อย
มี Sales Order แล้วถือว่ารับรู้รายได้หรือยัง
โดยทั่วไปยังไม่ใช่ Sales Order แสดงความผูกพันในการสั่งซื้อ ส่วนการรับรู้รายได้ทางบัญชีสัมพันธ์กับเอกสารและนโยบายบัญชีของกิจการ ควรให้ฝ่ายบัญชียืนยันจุดรับรู้รายได้และเงื่อนไขภาษีที่ใช้จริง
ออกใบแจ้งหนี้โดยไม่ทำ Delivery Note ได้ไหม
ทำได้ในบางกระบวนการ หากการตั้งค่า Selling Settings อนุญาต และควรเลือกจุดตัดสต็อกเพียงจุดเดียวเพื่อไม่ให้ยอดคลังคลาดเคลื่อน
ระบบช่วยตรวจการจ่ายเงินซ้ำจาก Marketplace ได้เลยหรือไม่
ตัวเอกสาร ERPNext รองรับการบันทึกและจัดสรรเงิน แต่การกันเหตุการณ์จากช่องทางภายนอกที่ซ้ำกันต้องออกแบบที่ Integration ด้วย เช่น ตรวจ Transaction ID ก่อนสร้าง Payment Entry
อ่านการทำงานของเอกสารเพิ่มเติมจาก คู่มือ Sales Order ของ ERPNext และ คู่มือ Payment Entry หากกำลังออกแบบการเชื่อมคำสั่งซื้อออนไลน์กับ ERPNext สามารถเริ่มจากโจทย์ระบบที่ งานเชื่อมต่อ ERP และ API
