สต็อกใน ERPNext ไม่ตรง ควรเริ่มตรวจตรงไหน

หน้าเว็บยังขึ้นว่ามีสินค้า พนักงานขายรับออร์เดอร์มาแล้ว แต่พอคลังไปหยิบกลับหาไม่เจอ พอเปิด ERPNext ก็เห็นยอดอีกจำนวนหนึ่ง

ความรู้สึกแรกอาจอยากกดปรับสต็อกให้ตรงกันทันที แต่ถ้ายังไม่รู้ว่ายอดต่างกันเพราะอะไร อีกไม่กี่วันก็มีโอกาสเจอปัญหาเดิมซ้ำ เรื่องนี้ควรเริ่มจากการแยกก่อนว่าเรากำลังพูดถึง “สินค้าอยู่จริงเท่าไร” หรือ “สินค้าเหลือให้ขายเท่าไร”

ยอดจริงกับยอดพร้อมขาย ไม่ใช่ตัวเลขเดียวกันเสมอไป

สมมติคลังมีสินค้าจริง 15 ชิ้น แต่มีออร์เดอร์ที่ต้องส่งออกแล้ว 6 ชิ้น ถ้าหน้าร้านยังประกาศขายได้ 15 ชิ้น ก็อาจเกิดการขายเกินจำนวนที่พร้อมส่งได้ แม้ตัวเลขสต็อกจริงยังถูกต้อง

ใน ERPNext จะพบข้อมูลอย่าง Actual Qty ซึ่งสะท้อนยอดตามการเคลื่อนไหวสต็อก และ Reserved Qty ที่เกี่ยวข้องกับปริมาณที่จองไว้ ส่วนจำนวนที่จะส่งไปแสดงหน้าร้านต้องตกลงกติกาเพิ่ม เช่น จะหักออร์เดอร์ที่ยังไม่ได้ส่งหรือไม่ และใช้สต็อกจากคลังใดบ้าง

อย่าดูยอดรวมทุกคลังแล้วสรุปว่าพร้อมขายทันที หากสินค้าอยู่ในคลังต่างจังหวัดแต่คำสั่งซื้อต้องจัดส่งจากกรุงเทพฯ ของอาจมีอยู่จริงแต่ยังไม่พร้อมสำหรับออร์เดอร์นั้น

ถ้ายอดไม่ตรง ให้เปิด Stock Ledger ก่อนแก้จำนวน

Stock Ledger ช่วยให้ไล่ดูประวัติการรับและจ่ายสินค้าตามวันที่เอกสารมีผลได้ เริ่มจากเลือก Item Code ให้ถูก จากนั้นดู Warehouse, Posting Date และเอกสารที่ทำให้จำนวนเปลี่ยน ตรวจช่วงก่อนและหลังวันที่เริ่มพบปัญหา

เช่น หากยอดหายไป 3 ชิ้น ลองตรวจว่ามี Delivery Note ที่ส่งออกแล้วหรือไม่ มี Stock Entry โอนย้ายไปอีกคลังหรือเปล่า หรือมีเอกสารคืนสินค้าที่บันทึกไม่ครบ การดูประวัติจะช่วยให้รู้ว่าต้องแก้ที่เอกสารไหน ไม่ใช่แค่ทำให้ยอดปลายทางดูสวย

กรณีบางใบมีวันที่ย้อนหลังหรือถูกยกเลิก ควรตรวจผลต่อ Stock Ledger และบัญชีอย่างระมัดระวัง โดยเฉพาะเมื่อปิดงวดไปแล้ว

คลังและล็อตสินค้าต้องระบุให้ตรงของที่หยิบ

บางธุรกิจมีสินค้ารหัสเดียวกันอยู่หลาย Warehouse หรือแยกตาม Batch เพื่อควบคุมวันผลิตและวันหมดอายุ หากเลือกล็อตผิด แม้ยอดรวมจะพอ ระบบก็อาจไม่ยอมให้ส่งสินค้าล็อตนั้นออก

Batch เหมาะกับการติดตามสินค้าเป็นล็อต เช่น วัตถุดิบหรือสินค้าที่มีวันหมดอายุ ส่วน Serial Number ใช้ติดตามสินค้าเป็นรายชิ้น เช่น อุปกรณ์ที่มีหมายเลขเครื่อง การรับเข้า โอนย้าย ส่งออก และคืนสินค้าควรใช้ข้อมูลชุดเดียวกันตลอดเส้นทาง

หากใช้สต็อกสำหรับการผลิตด้วย ต้องดูด้วยว่าวัตถุดิบถูกเบิกไปที่งานผลิตแล้วหรือยัง เพราะของที่อยู่ในพื้นที่ผลิตไม่ได้เท่ากับของที่ยังหยิบขายจากคลังหลักได้ อ่านเพิ่มเติมที่ ERPNext สำหรับงานคลังสินค้า

แล้ว Stock Reconciliation ควรใช้ตอนไหน

ถ้านับสินค้าจริงแล้วพบว่ายอดต่างจากระบบ สิ่งแรกคือหาสาเหตุว่าเกิดจากเอกสารค้าง การรับจ่ายที่ตกหล่น การเลือกหน่วยนับผิด หรือความเสียหายที่ยังไม่ได้บันทึก

เมื่อมั่นใจว่าต้องปรับยอดจริง ๆ จึงค่อยใช้ Stock Reconciliation พร้อมหลักฐานการตรวจนับ ผู้รับผิดชอบ และการอนุมัติตามนโยบายบริษัท หลังบันทึกแล้วควรตรวจทั้งจำนวนคงเหลือและผลต่อมูลค่าสินค้า ไม่ควรแก้ฐานข้อมูลโดยตรงเพื่อให้ผ่านข้อผิดพลาด เพราะประวัติเอกสารกับบัญชีอาจไม่ตรงกัน

ถ้าขายหลายช่องทาง ต้องตกลงว่าระบบไหนเป็นเจ้าของยอด

ร้านที่เชื่อม Marketplace, Shopify หรือ POS มักมีตัวเลขหลายชุด ออร์เดอร์ใหม่อาจถูกดึงเข้า ERPNext แล้ว แต่ยังไม่ได้เปลี่ยนสถานะในหน้าร้าน หรือมีการจองสินค้าที่ไม่ได้ส่งข้อมูลไปทุกช่องทาง

การเชื่อมระบบควรมีรหัสอ้างอิงออร์เดอร์เพื่อป้องกันรายการซ้ำ ตรวจผลการส่งสต็อกกลับ และแยกกรณีข้อมูลผิดพลาดออกจากสินค้าหมดจริง โดยเฉพาะการส่งค่า 0 ไปหน้าร้าน ไม่ควรทำอัตโนมัติเพียงเพราะ API ตอบกลับผิดพลาดหรือยังหาข้อมูลสินค้าไม่เจอ

ดูแนวทางเชื่อมระบบเพิ่มเติมที่ การเชื่อมต่อระบบและ Marketplace

เริ่มตรวจอย่างไรเมื่อมีคนแจ้งว่าสต็อกผิด

1. จด Item Code, Warehouse, Batch หรือ Serial และเวลาที่พบปัญหาให้ครบ
2. แยกยอดจริง ยอดจอง และยอดพร้อมขายตามกติกาของร้าน
3. เปิด Stock Ledger ไล่เอกสารรับ จ่าย โอน และคืนสินค้าในช่วงที่เกี่ยวข้อง
4. ตรวจสินค้าจริง และบันทึกผลตรวจนับพร้อมผู้รับผิดชอบ
5. แก้เอกสารต้นทางก่อน หากต้องปรับยอดจริงจึงใช้ Stock Reconciliation ตามขั้นตอนอนุมัติ

ยอดสต็อกที่เชื่อถือได้ไม่ได้เกิดจากการปรับให้ตัวเลขตรงกันทุกเย็น แต่เกิดจากการบันทึกสินค้าให้ตรงตั้งแต่วันที่รับเข้าไปจนถึงวันที่ส่งออก หากกำลังออกแบบคลังหลายสาขาหรือการซิงก์สต็อกกับหน้าร้าน อาจเริ่มจาก คุยกับทีม VRPA เพื่อกำหนดกติกาที่ไม่ทำให้ขายเกินหรือปิดการขายโดยไม่จำเป็น

รายละเอียดเอกสารของ ERPNext ดูได้ใน คู่มือ ERPNext อย่างเป็นทางการ