วันที่เปิดใช้ ERPNext วันแรก ทุกคนควรเริ่มทำงานได้โดยไม่ต้องเดาว่าต้องกดตรงไหน แต่ในชีวิตจริง ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่หน้าจอใช้งานไม่ได้อย่างเดียว บางครั้งออกใบขายได้แล้ว แต่ตัดสต็อกผิดคลัง หรือบัญชีเปิดดูยอดยกมาแล้วพบว่าไม่ตรงกับระบบเก่า
สิ่งเหล่านี้แก้ยากขึ้นมากเมื่อมีธุรกรรมจริงเข้ามาแล้ว เพราะฉะนั้นช่วงก่อน Go-Live จึงควรใช้เวลากับข้อมูลและวิธีทำงาน มากกว่าการรีบเติมฟีเจอร์ให้ครบทุกอย่าง
อย่าเริ่มจากรายชื่อโมดูล ให้เริ่มจากงานหนึ่งวันที่ต้องทำจริง
ลองให้ฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อหนึ่งใบ ให้คลังส่งสินค้าเพียงบางส่วน แล้วให้บัญชีออกเอกสารเรียกเก็บเงินตามที่บริษัททำอยู่ ทุกขั้นตอนควรตอบได้ว่าใครเป็นคนบันทึก ใครตรวจสอบ และต้องทำอะไรเมื่อเกิดข้อผิดพลาด
ถ้าต้องมีการคืนสินค้าหรือยกเลิกเอกสาร อย่าคิดว่าไว้ทดสอบภายหลัง เพราะกรณีเหล่านี้เองที่ทำให้เห็นว่าการตั้งค่าระบบสอดคล้องกับงานจริงหรือไม่ หากยังไม่แน่ใจเรื่องกระบวนการ ลองอ่าน แนวทางวางแผนขึ้นระบบ ERP แล้วกลับมาทบทวน Flow กับคนทำงานแต่ละฝ่าย
ข้อมูลตั้งต้นต้องสะอาดพอที่จะใช้ต่อได้
ก่อนนำเข้ารายชื่อลูกค้า ผู้ขาย และสินค้า ควรตัดข้อมูลซ้ำออกให้เรียบร้อย เช่น สินค้าชื่อเหมือนกันแต่ใช้คนละรหัส หน่วยนับเป็น “ลัง” บางไฟล์แต่เป็น “ชิ้น” ในอีกไฟล์ หรือคลังเดียวกันถูกตั้งชื่อไว้หลายแบบ เรื่องเล็กแบบนี้จะกลายเป็นปัญหาใหญ่เมื่อเริ่มรับและจ่ายสินค้าจริง
สำหรับฝ่ายบัญชี ต้องตกลงผังบัญชี ปีบัญชี บริษัท และภาษีให้ชัดก่อน รวมถึงตรวจยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินในธนาคาร และมูลค่าสต็อก ณ วันที่ย้ายระบบ หากยอดตั้งต้นไม่ตรง ควรหาสาเหตุให้เจอก่อน ไม่ใช่ย้ายความคลาดเคลื่อนมาไว้ใน ERPNext
สิทธิ์ผู้ใช้ก็เป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบงาน
พนักงานขายควรแก้ราคาหลังอนุมัติได้หรือไม่ ใครยกเลิกใบส่งของได้ และหัวหน้าคลังต้องอนุมัติการปรับสต็อกหรือเปล่า คำถามเหล่านี้ควรมีคำตอบก่อนสร้างบัญชีผู้ใช้ให้ทุกคน
ไม่ควรให้พนักงานใช้สิทธิ์ Administrator เพียงเพื่อให้ทำงานได้ครบ เพราะเมื่อเกิดข้อผิดพลาดจะตามหาสาเหตุได้ยากขึ้น ลองกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่จริง แล้วทดสอบทั้งกรณีที่ผู้ใช้ควรทำได้และกรณีที่ไม่ควรทำได้
UAT ต้องลองทั้งวันที่ทุกอย่างปกติ และวันที่มีเรื่องผิดแผน
การทดสอบว่ากด Submit สำเร็จยังไม่เพียงพอ ควรใช้ข้อมูลจริงที่ไม่เปิดเผยเกินจำเป็น แล้วจำลองงานแบบที่ทีมเจออยู่เสมอ
- ลูกค้าสั่ง 10 ชิ้น แต่คลังพร้อมส่งเพียง 6 ชิ้น ระบบบันทึกการส่งบางส่วนได้ถูกต้องหรือไม่
- รับของจากผู้ขายมาไม่ครบจำนวน ใบรับสินค้าและยอดที่ยังค้างแสดงตรงกันหรือไม่
- ลูกค้าจ่ายเงินเพียงบางส่วน ยอดค้างชำระยังตรวจสอบย้อนหลังได้หรือไม่
- มีสินค้าคืนหรือเอกสารถูกยกเลิก สต็อกและบัญชีเปลี่ยนตามขั้นตอนที่ควรเป็นหรือไม่
- พนักงานอีกบริษัทหรืออีกคลังเข้าระบบแล้วเห็นเฉพาะข้อมูลที่ได้รับสิทธิ์หรือไม่
ควรเก็บเลขเอกสารและผลที่คาดหวังไว้ทุกครั้ง หากผลไม่ตรง ให้แก้ต้นเหตุและทดสอบซ้ำก่อนถือว่าข้อนั้นผ่าน
วันย้ายระบบ ต้องมีทั้งแผนเริ่มและแผนถอย
กำหนดวันและเวลาตัดข้อมูลให้ชัดว่าเอกสารใดจะทำในระบบเดิม และเอกสารใดเริ่มทำใน ERPNext ใครเป็นผู้ตรวจยอดหลังย้ายข้อมูล และใครมีอำนาจตัดสินใจว่าจะเปิดใช้จริงได้หรือไม่
เรื่องสำรองข้อมูลก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรมี Backup ที่ตรวจสอบได้ และลองวิธีกู้คืนในสภาพแวดล้อมทดสอบไว้ก่อน เพราะหากต้องหยุดงานชั่วคราว ทีมงานต้องรู้ว่าจะกลับมาทำงานต่ออย่างไร ไม่ใช่เพิ่งคิดวิธีตอนเกิดปัญหา
หลัง Go-Live ควรมีคนรับผิดชอบปัญหาชัดเจน แยกเหตุที่หยุดการขายหรือการส่งของออกจากคำขอปรับปรุงทั่วไป และทบทวนปัญหาที่เกิดซ้ำเพื่อแก้ที่กระบวนการต้นทาง
เช็กก่อนนัดวัน Go-Live
- ฝ่ายขาย คลัง และบัญชีตกลงขั้นตอนเดียวกันแล้ว
- ข้อมูลหลักและยอดยกมาตรวจสอบกับระบบเดิมเรียบร้อย
- สิทธิ์การสร้าง อนุมัติ แก้ไข และยกเลิกเอกสารทดสอบแล้ว
- UAT ผ่านทั้งงานปกติและกรณีที่มีข้อยกเว้น
- มีแผนตัดระบบ สำรองข้อมูล และผู้รับผิดชอบหลังเปิดใช้งาน
หากยังมีข้อใดตอบไม่ได้ การเลื่อนเปิดใช้งานบางส่วนอาจคุ้มกว่าการเร่งแล้วต้องแก้ธุรกรรมจริงจำนวนมากทีหลัง ดูรายละเอียดเอกสารและการตั้งค่าเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือ ERPNext หรือหากต้องการช่วยวางแผนขอบเขตโครงการ สามารถ พูดคุยกับทีม VRPA ได้
